Im Akademischen Auslandsamt gespeicherte Daten und Datenhaltung

Unsere Informationspflicht nach Art. 13 EU-DSGVO

Verantwortlicher im Akademischen Auslandsamt: Leitung Herr Klemens Blass, aaa@htwg-konstanz.de

Im Sinne des Datenschutzes Verantwortliche ist die HTWG Konstanz

Vertreten durch den Präsidenten Prof. Dr. Carsten Manz

Alfred-Wachtel-Straße 8

78462 Konstanz

Deutschland

Tel.: 07531 206 0

E-Mail: kontakt@htwg-konstanz.de

 

Kontakt zum Datenschutzbeauftragten:

Datenschutzbeauftragter der HTWG Konstanz ist Herr Prof. Dr. Marc Strittmatter. Anfragen richten Sie bitte an: dsb@htwg-konstanz.de

Als Körperschaft des öffentlichen Rechts des Landes Baden-Württemberg unterliegt die HTWG Konstanz dem Landesdatenschutzgesetz BW (LDSG-BW) sowie einer Reihe weiterer Rechtsvorschriften wie z.B. dem Landeshochschulgesetz BW (LHG-BW), der Hochschuldatenschutzverordnung BW, dem Landesarchivgesetz - LArchG

 

1. Studierende, die die HTWG Konstanz zum Zweck eines Auslandsaufenthaltes verlassen (Outgoings)

a) Daten:

Die Daten werden bei diesen Studierenden manuell aus dem von den Studierenden ausgefüllten Bewerbungsbogen übernommen ("Angaben zur Person, Kontaktdaten, geplantes Auslandsvorhaben").

Übermittlung von Daten an Partnerhochschulen: Nachname, Vorname, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Studium (Bachelor, Master), Studiengang, geplanter Zeitraum an der Gasthochschule, E-Mail Adresse und Passkopie.

b) Rechtsgrundlage:

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 lit. e) in Verbindung mit Artikel 6 Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit § 12 Landeshochschulgesetz (LHG) vom 1. Januar 2005, zueltz geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 13. März 2018 und Verordnung des Wissenschaftsministeriums zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der StudienbewerberInnen, Studierenden und PrüfungskandidatInnen für Verwaltungszwecke der Hochschulen i.d.F. vom 28. August 1992, zuletzt geändert durch Art. 2 der Verordnung vom 3. Mai 2012.

c) Löschfrist:

Die Bewerbungsunterlagen werden fünf Jahre lang aufbewahrt. Die restlichen Daten werden nach spätestens zehn Jahren gelöscht. Im Falle einer erfolgreichen Einschreibung können andere Fristen gelten.

d) Datenübermittlung:

Weitergabe von Daten an Dritte

Für Verwaltungszwecke und zur Vorbereitung des Aufenthaltes bei der Partnerhochschule werden personenbezogene Daten von zukünftigen Austauschstudierenden an das International Office der Partnerhochschule weitergegeben:

  • Nachname, Vorname
  • Geburtsdatum
  • Geburtsort und -land
  • Land der Staatsbürgerschaft
  • Geschlecht
  • Permanente Adresse
  • E-Mail-Adresse
  • Heimatuniversität
  • Studiengang
  • Studiensemester

 

2. Internationale Studierende, die an die HTWG Konstanz kommen (Incomings)

a) Daten:

Die Daten werden bei diesen Studierenden manuell aus dem von den Studierenden ausgefüllten Registrierungsbogen übernommen ("Angaben zur Person, Kontaktdaten, Staatsangehörigkeit, Deutschkenntnisse, geplanter Aufentahlt, Finanzierung, Fakultät, betreuender Professor, Heimathochschule").

b) Rechtsgrundlage:

Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Abs. 1 lit. e) in Verbindung mit Artikel 6 Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit Artikel 12 Landeshochschulgesetz (LHG) vom 1. Januar 2005, zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 13. März 2018 und Verordnung des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern, Studierenden und Prüfungsbewerbern für Verwaltungszwecke an Universitäten in der Fassung vom 28. August 1992, zuletzt geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 3. Mai 2012. Daten, die an das Seezeit Studierendenwerk Bodensee AöR, die AOK Baden-Württemberg und die Deutsche Bank AG übermittelt werden: Artikel 6 Absatz 1 lit. a (Zustimmung)

c) Löschfrist:

Die Bewerbungsunterlagen werden 5 Jahre lang aufbewahrt. Die restlichen Daten werden nach spätestens zehn Jahren gelöscht. Im falle einer erfolgreichen Einschreibung können andere Fristen gelten.

d) Datenübermittlung:

Datenübermittlung innerhalb der HTWG Konstanz

Für Verwaltungszwecke und zur Vorbereitung des Aufentahlts bei der HTWG Konstanz werden personenbezogene Daten von zukünftigen Austauschstudierenden an die Abteilung für Studienangelegenheiten, Rechenzentrum, Bibliothek und Zahlungsstelle weitergegeben:

  • Einschreibung bei der HTWG konstanz
  • Matrikelnummer
  • Nachname, Vorname
  • Geburtsdatum
  • Geburtsort und -land
  • Land der Staatsbürgerschaft
  • Geschlecht
  • Permanente Adresse
  • E-Mail-Adresse
  • Heimatuniversität

Weitergabe von Daten an Dritte

Gegebenenfalls werden die folgenden Daten an Seezeit Studierendenwerk Bodensee AöR zur Reservierung eines Zimmers im Studentenwohnheim sowie an eine Geschäftsbank hier in konstanz zur Kontoeröffnung, zur Anmeldung bei der Krankenkasse und bei der Ausländerbehörde Konstanz weitergeleitet:

  • Nachname, Vorname
  • Geburtsdatum
  • Land der Staatsbürgerschaft
  • Geschlecht
  • Permanente Adresse
  • Kopie des Reisepasses
  • E-Mail-Adresse
  • Heimatuniversität
  • Studiengang

 

3. Stipendien - Übermittlung von Daten an Stipendiengeber

Das Akademische Auslandsamt verarbeitet die Daten, die von den BewerberInnen in den Bewerbungsunterlagen an uns weitergegeben werden, nur zur Erfüllung der Dienstaufgaben und zur Abwicklung der Stipendien. Gemäß der Rechenschaftspflicht gegenüber den Stipendiengebern werden einige Daten an diese weitergegeben:

Stibet I und Stibet III: Name, Vorname, E-Mail, Adresse, Geburtsdatum, Herkunftsland, Geburtsort, Neuforderung, Studium (Bachelor, Master), Studiengang, Geschlecht, Stipendienart, Dauer und Förderung insgesamt, Fördersumme, Datum der Auszahlung mit Belegnummer. Die Löschung der Daten erfolgt nach 5 Jahren

DAAD-Preis: Name, Vorname, E-Mail, Adresse, Geburtsdatum, Herkunftsland,, Geburtsort, Studium (Bachelor, Master), Studiengang, Geschlecht, Fördersumme, Datum der Auszahlung mit Belegnummer, Nominierungsunterlagen der Fakultät. Die Löschung der Daten erfolgt nach 5 Jahren.

PROMOS: Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail, Herkunftsland, Zielland, Studium (Bachelor oder Master), Zuordnung zur Fächergruppe (z.B. Ingenieurwissenschaften, Sozialwissenschaften, etc.), Geschlecht, Art des Auslandsvorhabens (Theoriesemester, Praxissemester, Abschlussarbeit), Förderzeitraum, Förderdauer in Monaten, Förderhöhe, Art der Förderung (Reisekostenpauschale); Aufbewahrungsfrist 5 Jahrenach Vorlage des Verwendungsnachweises (28.02.). Die Löschung der Daten erfolgt nach 5 Jahren.

Baden-Württemberg-Stipendium: Bei BewerberInnen/StipendiatInnen des Baden-Württemberg-Stipendiums werden alle personenbezogenen Daten (Name, Vorname, Adresse, E-Mail, Geburtsdatum, Kontodaten, Angaben zum Studium und Auslandsvorhaben) und Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Notennachweis, Empfehlungsschreiben, Sprachnachweis, Immatrikulationsbescheinigung) sowie der spätere Erfahrungsbericht aus dem Portal BWS-World extrahiert. Diese Daten werden von den Studierenden eigenhändig in o.g. Portal eingepflegt. Die Löschung der Daten erfolgt nach 10 Jahren.

 

4. Studierende: Erasmus Datenaustausch im Mobility Tool

Nachname, Vorname, E-Mail, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität, Studiengang, Studium (Bachelor, Master), vorherige Teilnahme an Erasmus, Gasthochschule, Zielland, Aufentahltszeitraum, Höhe der Stipendien, Anzahl der anerkannten ECTS, Behinderung, Alleinerziehend im Ausland.

Die Löschung der Daten erfolgt je nach Höhe der Bewilligung für die Hochschule nach 3 bzw. nach 5 Jahren (< 60.000 € / > 60.000 €)

 

5. Studierende: Datenaustausch Erasmus Online Linguistic Support

E-Mail

Die Löschung der Daten erfolgt durch das Portal drei Jahre nach dem letzten Teilnehmer-Login.

 

6. MitarbeiterInnen/ProfessorInnen: erasmus Datenaustausch im Mobility Tool

Bei MitarbeiterInnen werden die Daten manuell eingetragen. (Name, Vorname, Fakultät, Bildungseinrichtung bzw. Gasthochschule, Reisedaten) STA/STT Datenaustausch im Mobility Tool: Nachname, Vorname, E-Mail, Adresse, Geschlecht, Nationalität, Bildungsbereich, Ebene der Lehrtätigkeit (Bachelor-, Masterstudierende werden unterrichtet), Berufserfahrung, Gasthochschule oder Bildungsinstitut, Zielland, Aufenthaltszeitraum, Höhe des Zuschusses, Behinderung.

Die Löschung der Daten erfolgt je nach Höhe der Bewilligung für die Hochschule nach 3 bzw. nach 5 Jahren (< 60.000 € / > 60.000 €)

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. e) i.V.m. Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 15 Abs. 1

 

7. Zugriff auf Ihre Datensätze

Zugriff auf die hier genannten Datensätze haben ausschließlich die MitarbeiterInnen des Akademischen Auslandsamts und die MitgliederInnen der jeweiligen Studienauswahlkommissionen sowie die Studierendensekretariate, das Rechenzentrum, die Bibliothek und die Zahlstelle. Wir verpflichten uns, die Daten mit der gebotenen Sorgfalt zu behandeln.

 

8. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben das Recht, vom Akademischen Auslandsamt der HTWG Konstanz, Auskunft über die über Sie gemäß § 15 DSGVO gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten und/oder sich gemäß § 16 DSGVO fehlerhaft gespeicherte personenbezogene Daten melden zu lassen.

Sie haben auch das Recht, gemäß § 17 DSGVO zu löschen, die Verarbeitung gemäß § 18 DSGVO einzuschränken und der Verarbeitung gemäß § 21 DSGVO zu widersprechen.

Zudem haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung, auch einzeln, jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Um Ihre Rechte auszuüben, schreiben Sie bitte eine E-Mail an Klemens Blass, aaa@htwg-konstanz.de

Sie haben auch das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten gegen die Datenschutzbestimmungen gemäß § 77 DSGVO verstößt. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg.