Rechenzentrum

Mit diesem Datenschutzhinweis möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten das Rechenzentrum der HTWG Konstanz im Zusammenhang DFN-MailSupport informieren. 

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die: 
Hochschule Konstanz, vertreten durch den Präsident Prof. Dr. Gunnar Schubert.
Alfred-Wachtel-Str. 8, 78462 Konstanz, Deutschland, Tel.: 07531 206 0
E-Mail: kontakt@htwg-konstanz.de
Website: www.htwg-konstanz.de

Prof. Dr. Marc Strittmatter, Hochschule Konstanz
Alfred-Wachtel-Str. 8, 78462 Konstanz, Deutschland, Tel.: 07531 206 755
E-Mail: dsb@htwg-konstanz.de
Website: www.htwg-konstanz.de

Personenbezogene Daten dürfen ausschließlich für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und weiterverarbeitet werden. Derartige Zwecke bestehen in Folgendem:

1. Reduzierung von unerwünschten und schädlichen E-Mail-Inhalten (Junk, Spam, Phishing, Malware, …) durch einen E-Mail-Filterdienst (DFN Mailsupport)
2. Gewährleistung Reputation
3. Bereitstellung der E-Mail-Kommunikation.

Klassifikation der E-Mail

a) Beschreibung der Verarbeitung

E-Mail ist ein zentraler Dienst für die Kommunikation aller Nutzer der Hochschule mit internen und externen Kontakten. Die notwendige Infrastruktur zur E-Mailkommunikation wird vom Rechenzentrum on-premises - in den Serverräumen des RZ – betrieben. Dazu gehören Server zum Empfangen und Versenden von E-Mail (sog. Mailexchange), die Postfachserver, auf denen die E-Mails gespeichert werden, sowie der Webmail Client, zum lesen und schreiben von E-Mails über Web. Das Rechenzentrum betreibt selbst keine Mailfilter zum Erkennen von unerwünschten und schadhaften E-Mails. Der DFN-Verein entwickelt, organisiert und betreibt dazu den Dienst DFN-MailSupport, der das Aufkommen unerwünschter und schädlicher, d. h. mit Spam oder Malware (Viren, Würmer, Trojaner etc.) verseuchter E-Mails reduziert. Die Mailgateways von DFN-MailSupport können als Filter für sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mails verwendet werden.

Mailverarbeitung auf den DFN-Mailgateways
Mails werden von den Gateways entweder abgelehnt (Spam) oder weitergeleitet (Ham). Es werden neue Headerzeilen (Metadaten) angefügt. Diese dienen der Klassifikation von E-Mails (sog. Score). Eine Änderung des Inhaltes erfolgt nicht oder nur auf expliziten Wunsch der Hochschule.
Die Haltedauer in der Mail-Queue beträgt standardmäßig fünf Tage. Sollten die Ziel-Server länger als die Haltedauer nicht erreichbar sein, gehen die Mails mit Fehlermeldung an den Absender zurück. Zur Verbesserung des Services werden E-Mails automatisch oder auf Wunsch auch manuell zum Training der Filter verwendet. Hierzu werden E-Mails entweder komplett (manuelles Training) oder in Token zerlegt (automatisiertes Training) in den Trainingsdatenbanken des DFN-Mailsupport gespeichert.

Mailverarbeitung auf den Mailservern der Einrichtung
Die Einrichtung kann die Klassifikations-Header zur Weiterverarbeitung auswerten. Hierzu gehören Maßnahmen wie automatisches verschieben der E-Mails in Spam-Ordner oder in Quarantäne. Ansonsten werden eingelieferte E-Mails direkt in die Postfächer der Empfänger zugestellt. 

Prüfung eingehender E-Mails
Werden Mails von außerhalb an Domains der Hochschule gesendet, kommen sie zuerst auf den DFN-Mailgateways an und werden dort untersucht. Abgelehnte E-Mails werden dort direkt verworfen, angenommene E-Mails werden an die Eingangsserver der Hochschule weitergeleitet. Dies schützt die Einrichtung vor Angriffen via E-Mail.

Prüfung ausgehender E-Mails
Werden Mails von Domains der Hochschule an externe Domains gesendet, werden diese über die DFN-Mailgateways versendet. Die Ausgangsserver der Hochschule verwenden die DFN-Mailgateways als sog. Relay. Ausgehende E-Mails können dadurch ebenfalls geprüft und ggf. verworfen werden. Dies reduziert eigenes versenden von unerwünschten und schädlichen E-Mails und schützt unsere Reputation.

Die Datenverarbeitung erfolgt stets auf rechtmäßige und transparente Weise, unter Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus und unter Beachtung der sachlichen Richtigkeit der Daten.

b) Dabei werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:

1. Alle E-Mail Inhalte. Ausnahme bei Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Zweck: Klassifikation der E-Mail
2. E-Mail Metadaten. Dazu gehören Absender, Empfänger, Datum und Uhrzeit, beteiligte Mail-Relays, Sicherheitsmerkmale wie DKIM. 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO iVm § 4 Abs. 1 LDSG BW iVm 12 Abs.1 S.1 LHG BW iVm Art. 32, 5 Abs. 1 f) DSGVO

1. Intern:
   Zugang zu den oben genannten personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Nutzung von DFN Mailsupport verarbeiten, haben die Mitarbeiter*innen Rechenzentrums zu den in diesem Datenschutzhinweis genannten Zwecken.
2. Extern:
   Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrages an: 
   DFN-Mailsupport
   Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e. V.
   Alexanderplatz 1, 10178 Berlin

Wir halten uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies zur Erreichung der in diesem Datenschutzhinweis genannten Zweck erforderlich ist, längstens jedoch 3 Jahre. Danach werden die entsprechenden Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.

Ihre Kontaktdaten sowie weitere personenbezogene Daten werden lokal auf den Hochschulservern der HTWG Konstanz gespeichert. 
Eine Datenübertragung und -verarbeitung außerhalb der EU findet durch die HTWG Konstanz oder durch DFN Mailsupport nicht statt.

Sie haben das Recht, von der Hochschule Konstanz Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte personenbezogene Daten gemäß Art. 16 DSGVO berichtigen zu lassen.
Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). 
Beruht die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung, kann diese jederzeit widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bleibt bis zum Widerruf unberührt.
Bitte wenden Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte an das Rechenzentrum der Hochschule Konstanz, E-Mail: rechenzentrum@htwg-konstanz.de. Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die datenschutzrechtlichen Vorschriften verstößt (Art. 77 DSGVO).
Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/).

Für inhaltliche Rückfragen wenden Sie sich bitte an die fachlichen Ansprechpartner*innen im Rechenzentrum:

rechenzentrum@htwg-konstanz.de

September 2026