Datenschutzhinweis für Bewerber*innen und Stipendiat*innen zum Deutschlandstipendium-Programm mit dem Online-Portal DSTIP-BMBF (Online-Bewerbungsportal und Stipendien- sowie Förderverwaltung), betrieben von „Valucon“.
Mit diesem Datenschutzhinweis möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten durch die Zentrale Studienberatung der HTWG Konstanz im Zusammenhang mit dem Online-Portal DSTIP-BMBF betrieben von „Valucon“, mit informieren.
I. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
Hochschule Konstanz, vertreten durch die Präsidentin Prof. Dr. Sabine Rein
Alfred-Wachtel-Str. 8, 78462 Konstanz, Deutschland
Tel.: 07531 206 0
E-Mail: kontakt@htwg-konstanz.de
Website: www.htwg-konstanz.de
II. Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
Prof. Dr. Marc Strittmatter
Hochschule Konstanz
Alfred-Wachtel-Str. 8, 78462 Konstanz, Deutschland
Tel.: 07531 206 755
E-Mail: dsb@htwg-konstanz.de
Website: www.htwg-konstanz.de
III. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Die von Ihnen über das Bewerbungsportal an die HTWG Konstanz übermittelten personenbezogenen Daten werden ausschließlich für das Bewerbungs- und Auswahlverfahren, die Vergabe, die erfolgreiche Auszahlung, die allgemeine Verwaltung im Rahmen des Deutschlandstipendium-Programms sowie der Mittelvergabe an der Hochschule Konstanz verarbeitet und gespeichert.
Gespeichert werden die über das Bewerbungsportal übermittelten und ggf. per E-Mail zugesandten Daten, sowie die Verlaufsdaten zum Stipendium auf dem Online-Portal DSTIP-BMBF (betrieben von Valucon) sowie an der HTWG Konstanz.
Wird Ihnen ein Deutschlandstipendium bewilligt, werden Ihre Daten und Unterlagen für die Durchführung des Programms weiterhin verwendet. Sollte die von Ihnen abgeschickte Bewerbung nicht erfolgreich verlaufen, werden die zum Zweck der Bewerbung für das Deutschlandstipendium erhobenen personenbezogenen Daten und Unterlagen für einen Zeitraum von einem Jahr gespeichert, um Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung beantworten zu können.
Wir kontaktierten Sie über Ihre E-Mail-Adresse, sofern Sie zugestimmt haben, um Sie zu Veranstaltungen der Hochschule Konstanz (z.B. Stipendientag) einzuladen. In diesem Fall werden Vor- und Nachname sowie die E-Mailadresse zu diesem Zweck verarbeitet.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i. S. d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Folgende Daten von Bewerber*innen und Stipendiat*innen werden im Rahmen des Bewerbungsprozesses und der Stipendienverwaltung von der HTWG Konstanz er-hoben und verarbeitet:
Herr/Frau/Keine Angabe; Name; Vorname; Matrikelnummer; Geburtsdatum, Geburtsort; Adresse; Land; E-Mail; Staatsangehörigkeit; Bankverbindung; Studiengang; Fachsemes-ter/ Hochschulsemester; Note des bisher höchsten Bildungsabschlusses; ggf. aktuelle Durchschnittsnote, ggf. besondere Auszeichnungen; ggf. Daten einer vorangegangene Berufstätigkeit oder Praktika (inkl. Nachweise); ggf. Nachweise über außerschulisches oder außerfachliches Engagement; ggf. Nachweise, die besondere persönliche oder familiäre Umstände bescheinigen; Auskunft über BAföG (ggf. Bescheide).
Im Rahmen der Stipendienverwaltung werden zusätzlich folgende Daten der Sti-pendiat*innen verarbeitet:
Jährliche, aktuelle Leistungsnachweise, Angaben über Studienverlauf und Status.
Folgende Daten werden im Rahmen der Abwicklung des Deutschlandstipendiums auf den DSTIP Bewerbungs- sowie des DSTIP Stipendienverwaltungsservern ge-speichert und verarbeitet:
Alle in den beiden vorherigen Abschnitten genannten Daten, die in diesem Zusammenhang von der HTWG Konstanz erhoben und verarbeitet werden, werden im Rahmen des Bewerbungsprozesses und der Stipendienvergabe auf den DSTIP Bewerbungs- sowie DSTIP Stipendienverwaltungsservern gespeichert und verarbeitet
Folgende Daten der Bewerber*innen werden zusätzlich im Rahmen der Registrie-rung im Online-Portal DSTIP-BMBF von Valucon verarbeitet:
Vorname; Nachname; Geschlecht; Email-Adresse; IP-Adresse; das Datum sowie die Uhr-zeit der Registrierung.
Ausführliche Informationen des Betreibers Valucon zur Nutzung und zum Datenschutz für Bewerber*innen im Zusammenhang mit der Registrierung im DSTIP-Bewerbungsportal können Sie unter nachfolgendem Link und zusätzlich unmittelbar bei der Registrierung einsehen: https://bewerbung.dstip.de/datenschutz
Kategorien Betroffener Personen:
Bewerber*innen für das Deutschlandstipendium:
1. Studierende
2. Studienbewerber*innen
3. Stipendiat*innen.
IV. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung der im Rahmen des Deutschlandstipendien-Programms erhobenen personenbezogenen Daten an der HTWG Konstanz ist:
Art. 6 Abs. 1 lit. e) i.V.m. Art. 6 Abs. 3 EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) i.V.m. Seite 2 von 5 01.10.2020 § 10 des Stipendienprogramm-Gesetzes (StipG).
Bewerber*innen sind demgemäß verpflichtet, die zur Prüfung der Leistungs- und Eig-nungsvoraussetzungen erforderlichen Auskünfte zu erteilen und entsprechende Nachweise vorzulegen. Die Bewerber*innen bzw. Stipendiat*innen haben alle Änderungen in den Verhältnissen, die für die Bewilligung des Stipendiums erheblich sind, unverzüglich mitzuteilen.
Art. 6 Abs. 1 lit. a) EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für die Verarbeitung per-sonen-bezogener Daten nach Einwilligung der betroffenen Person.
Rechtgrundlage für die Weitergabe der im Rahmen des Deutschlandstipendien-Programms erhobenen personenbezogenen Daten an Valucon und die Datenverar-beitung bei Valucon ist:
Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (ausdrückliche Einwilligung durch die Bewerber*innen).
§ 13 Statistik StipG. Über das Deutschlandstipendium wird eine Bundesstatistik geführt, wofür die Hochschule Konstanz auskunftspflichtig ist. Die Statistik erfasst jährlich für das voraus gegangene Kalenderjahr folgende Erhebungsmerkmale:
Für jeden Stipendiaten/jede Stipendiatin:
Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Art des angestrebten Abschlusses, Ausbildungsstätte nach Art und rechtlicher Stellung, Studienfachrichtung, Hochschulsemester- und Fachsemesterzahl, Zahl der Fördermonate, Leistungsbezüge nach BAföG.
Für jeden Förderer des Deutschlandstipendiums:
Ausbildungsstätte nach Art und rechtlicher Stellung, Rechtsform des Mittelgebers, Jahressumme der ungebundenen Stipendien, Jahressumme der gebundenen Stipendien.
Alle Daten im Rahmen von § 13 Statistik StipG werden anonym an das Statistische Landesamt Baden-Württemberg weitergeleitet.
V. Zweck der Datenverarbeitung
Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und der Verwaltung des Deutschlandstipendium-Programms nutzt die HTWG Konstanz das Online-Portal DSTIP-BMBF, das von der valucon apps GmbH (im Folgenden: „Valucon“ genannt) mit Sitz in Kapuzinerstr. 7, 80337 München betrieben wird.
Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Verantwortliche ist die HTWG Kon-stanz. Die Verantwortliche hat mit Valucon einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
VI. Empfänger / Weitergabe der Daten
1. Intern:
Zugang zu den oben genannten personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Sti-pendienvergabe verarbeiten, haben die Mitarbeiter*innen der Zentralen Studienberatung, die für die Auswahl zuständigen (Studien-)Dekan*innen sowie der*die Vizepräsident*in für Lehre zu den in diesem Datenschutzhinweis genannten Zwecken. Die Daten werden für das Vergabeverfahren und für die Überprüfung der Weiterförderung an die auswahlberech-tigten Dekanate und Studiendekan*innen in den Fakultäten weitergeleitet. Wir behalten uns vor, Abgleiche mit den Daten der Immatrikulation vorzunehmen.
2. Extern:
Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt wie folgt:
Die Daten werden zum Zweck der Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlprozesses, sowie der Verwaltung des Deutschlandstipendium-Programms auf dem Online-Portal DSTIP-BMBF gespeichert. Im Rahmen der Auftragsverarbeitung hat Valucon - insbeson-dere bei Durchführung von technischen Support-Maßnahmen - Zugriff auf personenbezo-gene Daten der Bewerber*innen für das Deutschlandstipendium-Programm sowie der Sti-pendiat*innen der HTWG Konstanz.
Ausgewählte Daten (Name, Studiengang, Fachsemester, E-Mail-Adresse, ggf. Motivationsschreiben) werden, sofern eine gesonderte Zustimmung vorliegt, an die entsprechen-den Förderer weitergegeben.
VII. Speicherung / Löschung
Wir halten uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Wir spei-chern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies zur Erreichung der in diesem Datenschutzhinweis genannten Zweck erforderlich ist, längstens jedoch zu Zwecken der Dokumentation und Nachweiszwecken für ein Jahr nach Beendigung der Kommunikation zur jeweiligen Anfrage (Ausscheiden aus dem Deutschlandstipendium) bzw. nach Ende der jeweiligen Veranstaltung. Danach werden die entsprechenden Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.
VIII. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Ihre Kontaktdaten sowie weitere personenbezogene Daten werden lokal auf den Hoch-schulservern der HTWG Konstanz gespeichert. Eine Datenübertragung und -verarbeitung außerhalb der EU findet durch die HTWG Konstanz nicht statt.
IX. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben das Recht, von der Hochschule Konstanz Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte personenbezogene Daten gemäß Art. 16 DSGVO berichtigen zu lassen.
Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).
Beruht die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung, kann diese jederzeit widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bleibt bis zum Widerruf unberührt.
Bitte wenden Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte an das Rechenzentrum der Hochschule Konstanz, E-Mail: rechenzentrum@htwg-konstanz.de. Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Ver-arbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die datenschutzrechtlichen Vorschriften verstößt (Art. 77 DSGVO).
Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (https://www.baden-wuerttemberg.daten-schutz.de/).
Für inhaltliche Rückfragen wenden Sie sich bitte an die fachlichen Ansprechpartner*innen unter deutschlandstipendium@htwg-konstanz.de
Stand: 14. August 2023
