Beratung

Mit der Teilnahme stimmen Sie folgenden Datenschutzbedingungen von WebEx zu:

Datenschutzhinweise für Online-Vorlesungen, Hybride Vorlesungen, Online Veranstaltungen und Hybride Veranstaltungen sowie Meetings via WebEx der HTWG Konstanz
Mit diesem Datenschutzhinweis möchten wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „WebEx“ an der HTWG Konstanz informieren.
„WebEx“ ist ein Service der Cisco International Limited (im Folgenden „Cisco“ genannt), die ihren Firmensitz in 9-11 New Square Park, Bedfont Lakes, Feltham, England TW14 8HA, United Kingdom hat.

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
Hochschule Konstanz, vertreten durch die Präsidentin Prof. Dr. Sabine Rein, Alfred-Wachtel-Str. 8, 78462 Konstanz, Deutschland Tel.: 07531 206 0 E-Mail: kontakt@htwg-konstanz.de Website: www.htwg-konstanz.de

II. Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist
Prof. Dr. Marc Strittmatter, Hochschule Konstanz Alfred-Wachtel-Str. 8, 78462 Konstanz, Deutschland Tel.: 07531 206 755 E-Mail: dsb@htwg-konstanz.de Website: www.htwg-konstanz.de

III. Beschreibung und Zweck der Datenverarbeitung
Wir nutzen das Tool „WebEx“, um Online-Vorlesungen, Hybride-Vorlesungen, Online Veranstaltungen, Hybride Veranstaltungen und virtuelle Treffen („Online Meetings“) für die Zusammenarbeit zwischen Studierenden, Lehrenden und Mitarbeitenden durchzuführen sowie für die Durch-führung von Online-Prüfungen und Vor-Ort-Prüfungen nach § 32a LHG.

Online-Vorlesungen
Online-Vorlesungen via WebEx sind Vorlesungen, die ausschließlich im Rahmen einer WebEx-Sitzung stattfinden. Zweck der Datenverarbeitung ist die Durchführung der Lehrveranstaltung insbesondere bei physischer Verhinderung / Unmöglichkeit der sonstigen Durchführung. Der Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen der Online-Vorlesung kann auch didaktisch begründet sein, bspw. weil die Durchführung der Lehrveranstaltung online didaktisch sinnvoll ist.

Hybride Vorlesungen
Hybride Vorlesungen via WebEx sind Vorlesungen, die in Präsenz stattfinden und im Rahmen einer WebEx Sitzung an online-teilnehmende Studierende übertragen werden. Zweck der Datenverarbeitung ist die Bereitstellung und Durchführung von hybriden Lehrveranstaltungen sowie die Ermöglichung der Teilnahme auch bei physischer Verhinderung der Teilnehmenden. Die Datenverarbeitung ist zweckmäßig für die Schaffung einer besseren Kommunikation und Kooperation zwischen den Präsenz- und Hybridteilnehmenden und zur Organisation und Durchführung von Lehrveranstaltungen.

Online-Veranstaltungen und Hybride Veranstaltungen via WebEx
Online-Veranstaltungen sind Veranstaltungen, die ausschließlich online via WebEx stattfinden; Hybride Veranstaltungen sind Veranstaltungen, die teilweise in Präsenz und teilweise online statt-finden und im Rahmen einer WebEx-Sitzung an die Online-Teilnehmenden übertragen werden. Zweck der Datenverarbeitung ist die Durchführung und Organisation von Online- und Hybriden-Veranstaltungen sowie die Schaffung einer besseren Kommunikation und Kooperation zwischen den Präsenz- und Hybridteilnehmenden sowie die Ermöglichung einer Teilnahme auch bei physischer Verhinderung. Die Teilnahme an Online-Veranstaltungen und Hybriden Veranstaltung via WebEx der HTWG ist – vorbehaltlich arbeitsrechtlicher Vorschriften / Pflichten – grundsätzlich freiwillig, insbesondere sofern eine Verarbeitung von Video-Daten stattfindet.

Online Prüfungen
Sofern Prüfungen in online-gestützter Form (im Folgenden „Online-Prüfungen“ genannt) durchgeführt werden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung von schriftlichen Online-Prüfungen (im Folgenden „Online- Klausuren“ genannt) und mündlichen Online-Prüfungen. Die Teilnahme an den Online-Prüfungen ist freiwillig.
Betroffene Prüfungsformen sind:
-Schriftliche Prüfung auf Papier am Heimarbeitsplatz mit Videokonferenz-Aufsicht
-Mündliche Prüfungen über Video-Konferenz-Dienste
-Schriftliche Prüfung mit Moodle Test-Modul Heimarbeitsplatz mit Videokonferenz- Aufsicht
Betroffene Personenkategorien sind:
-Studierende
-Lehrende
-Prüfungsaufsicht

Vor-Ort-Prüfungen
Entsprechend den Regelungen im LHG können an der HTWG „Vor-Ort-Prüfungen“ als alternative Prüfungsform zu Online-Prüfungen angeboten werden. Die Vor-Ort-Prüfung soll grundsätzlich die gleiche Prüfung mit den gleichen Prüfungsbedingungenen sein wie die Online-Prüfung für die Remote-Teilnehmer^*innen. Die Prüfungsteilnehmer^*innen nehmen während der Vor- Ort-Prüfung an der „WebEx“-Sitzung teil, um gleiche Bedingungen mit den Teilnehmer^*innen an Online-Prüfungen zu ermöglichen und ggf. Kontakt/Austausch per Audio und Chat (passiv und aktiv) mit dem/der Prüfer^*in zu ermöglichen. Im Rahmen der Vor-Ort-Prüfungen verarbeiten wir Ihre personenbezo-genen Daten zum Zwecke der Durchführung von schriftlichen Prüfungen.
Betroffene Prüfungsformen sind:
-Schriftliche Prüfung auf Papier mit Teilnahme an „WebEx“-Sitzung für einen eventuellen Austausch per Chat oder Audio mit dem/der Prüfer*in
-Schriftliche Prüfung mit Moodle Test-Modul und Teilnahme an „WebEx“-Sitzung für einen eventuellen Austausch per Chat oder Audio mit dem/der Prüfer^*in

1. Welche Daten werden von der HTWG verarbeitet?
Registrierungen der Nutzer, die sich über das Formular der HTWG einen Nutzer-Account bei WebEx anlegen lassen, werden von der HTWG gespeichert. Dabei werden die nachfolgenden Registrierungsdaten gespeichert: Vorname, Nachname und Email-Adresse. Registrieren für einen eigenen Nutzer-Account können sich aktuell an der HTWG nur Mitarbei-tende, Lehrende sowie Studierende. Studierende können sich einen eigenen Nutzer-Account er-stellen, um im Rahmen des Studiums Online-Meetings abhalten zu können. Als Teilnehmer^*in ohne Registrierung (z.B. wenn ein Studierender an einer Online-Vorlesung oder einem Online Meeting teilnimmt) erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link, der Ihnen den Zu-gang zu einer Veranstaltung ermöglicht. Hierfür werden von WebEx folgende Daten erhoben und verarbeitet: Name und Emailadresse. Die HTWG speichert und verarbeitet keine Daten von Teilnehmern ohne Nutzer-Account. Sobald Sie WebEx aufrufen, verarbeitet der Anbieter von WebEx (Cisco Inc., Cupertino, CA „Cisco“) als Auftragsverarbeiter der HTWG die unten aufgeführten Daten.

Verarbeitung von Video- und Audio-Daten
Grundsätzlich können die Nutzer – vorbehaltlich arbeitsrechtlicher Vorschriften und Pflichten sowie anderer Rechtsvorschriften – in WebEx-Sitzungen selbst entscheiden, ob sie Ihre Videokamera und ihr Mikrofon aktivieren und Video- und Audio-Daten übertragen werden oder die Video- und Audio-Datenverarbeitung unterbinden. Im Rahmen von Online-Vorlesungen können Lehrende anordnen, dass Studierende für die Teilnahme an der Lehrveranstaltung ihre Kamera und / oder ihr Mikrofon aktivieren müssen, sofern dies aus didaktischen Gründen oder zu Identitätsnachweiszwecken (nur für den Zeitraum des Identitätsnachweises) erforderlich ist. Im Rahmen von Hybriden Vorlesungen können Lehrende anordnen, dass Studierende für die Teilnahme an der Lehrveranstaltung ihre Kamera und / oder ihr Mikrofon aktivieren müssen, sofern dies aus didaktischen Gründen oder zu Identitätsnachweiszwecken (nur für den Zeitraum des Identitätsnachweises) erforderlich ist oder eine Teilnahme an der „Hybriden Lehrveranstaltung“ ohne Übertragung von Video-Daten (insbesondere durch Teilnahme in Präsenz ohne Vi-deo-Daten-Übertragung) möglich ist. Im Rahmen von fakultativen Online Veranstaltungen und Hybriden Veranstaltungen der HTWG werden bei der Online-Teilnahme via WebEx Video- und Audio-Daten nur verarbeitet, wenn die Teilnehmenden freiwillig ihre Kamera aktivieren oder die Video-Daten-Verarbeitung zu Identitätsnachweiszwecken (nur für den Zeitraum des Identitätsnachweises) zwingend erforderlich ist. Eine Verpflichtung zur Aktivierung der Videokamera besteht darüber hinaus – vorbehaltlich arbeitsrechtlicher Vorschriften und Pflichten sowie anderer Rechtsvorschriften – grundsätzlich nicht.

Online-Prüfungen:
Die nachfolgend beschriebenen personenbezogenen Daten sind - zusätzlich zu den während einer „WebEx“- Video-Konferenz (Online Meeting) und zu den gemäß der Datenschutzerklärung in „Moodle“ verarbeiteten Daten - Gegenstand der Verarbeitung bei Online-Prüfungen via „WebEx“:
Der genaue Umfang der Daten hängt davon ab, welche Daten für die Teilnahme an der Online-Prüfung von den Prüfer^*innen als erforderlich festgelegt werden. Prüfungsteilnehmer*innen müssen – wenn der^*die Prüfer^*in dies festlegt – im Rahmen der Online-Prüfung folgende Angaben machen:
-Zum Zwecke des Identitätsnachweises müssen Prüfungsteilnehmer^*innen auf Aufforderung der Prüfer^*innen den Studierendenausweis mit Lichtbild, einen Personalausweis oder einen Reisepass in die Kamera zeigen. Nur Name und Lichtbild müssen erkennbar sein; die übrigen Daten können abgedeckt werden.
-Audio- und Videodaten: Sofern der^*die Prüfer^*in festlegt, dass Video- und Tonaufnahmen während der Online-Prüfung aktiv sein müssen, werden zum Zwecke der Sicherung der persönlichen Leistungserbringung durch die Studierenden und zur Verhinderung von Täuschungshandlungen während der gesamten Prüfungsdauer (bei Online-Klausuren ist dies die reguläre Prüfungszeit zzgl. Abgabezeit) Video- und Audiodaten verarbeitet. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der gesamten Dauer der Online-Prüfung die Daten vom Mikrofon des Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts bzw. einer mit dem Endgerät verbundenen Videokamera verarbeitet. Eine Aufzeichnung findet nicht statt. Die zur Prüfungsaufsicht eingesetzte Videokamera zeigt bei Online-Klausuren lediglich den Arbeitsplatz der Prüfungsteilnehmer^*innen. Es findet keine weitere Überwachung des Raumes, in dem sich die Prüfungsteilnehmer^*innen befinden, statt, insbesondere keine 360°Beobachtung. Prüfungsteilnehmer^*innen müssen während der gesamten Dauer der Online- Prüfung sichtbar sein, so dass Kopf, Oberkörper, Hände und ggf. Schreibzubehör für die Aufsicht erkennbar sind. Das kurzzeitige Verlassen des Sitzplatzes ist nach Anforderung der Prüfungsteilnehmerin oder des Prüfungsteilnehmers und Ankündigung bei der Prüfungsaufsicht zulässig. Die Prüfungsteilnehmer^*innen haben dafür Sorge zu tragen, dass nicht Bilder oder Töne Dritter übertragen werden.
-Textdaten: Zum Zwecke der Erreichbarkeit und Kommunikation, insbesondere bei technischen Problemen, besteht die Möglichkeit, während einer Online-Klausur, die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese zu beantworten und ggf. zu protokollieren.

Vor-Ort-Prüfungen:
Der genaue Umfang der Daten hängt davon ab, welche Daten für die Teilnahme an der Vor-Ort-Prüfung von den Prüfer^*innen als erforderlich festgelegt werden. Prüfungsteilnehmer^*innen müssen – wenn der/die Prüfer^*in dies festlegt – im Rahmen der Vor-Ort-Prüfung an der „WebEx“-Sitzung teilnehmen.
Die nachfolgend beschriebenen personenbezogenen Daten sind - zusätzlich zu den während einer „WebEx“- Sitzung und zu den gemäß der Datenschutzerklärung in „Moodle“ verarbeiteten Daten - Gegenstand der Verarbeitung bei Vor-Ort-Prüfungen via „WebEx“:
-Textdaten: Zum Zwecke der Erreichbarkeit und Kommunikation, insbesondere bei technischen Problemen, besteht die Möglichkeit, während einer Vor-Ort-Prüfung, die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese zu beantworten und ggf. zu protokollieren.
-Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
-Eine Aufzeichnung der „WebEx“-Sitzung findet nicht statt.

Welche Daten werden von WebEx verarbeitet?
Bei der Nutzung von WebEx werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einer Online-Vorlesung, Hybriden Veranstaltung oder Vorlesung, Online-Veranstaltung oder an einem „Online Meeting“ machen. Wenn Nutzerdaten protokolliert oder aufgezeichnet werden bzw. sobald Log-Daten entstehen, werden diese pseudonymisiert. Folgende - nachfolgend näher erläuterte - personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung bei Nutzung mit Registrierung (betrifft Nutzer, die sich über das Formular der HTWG einen Nutzer-Account bei WebEX anlegen lassen): Registrierungsinformationen, Host- und Nutzungsinformationen, benutzergenerierte Informatio-nen, Informationen zum TAC-Support.
Registrierungsinformationen: Name, E-Mail-Adresse, Öffentliche IP-Adresse, Browser, UUID, Telefonnummer (frei- willig), Postanschrift (optional), Avatar (optional), Abrechnungsdaten.
Abrechnungsinformationen: Name des Hosts mit registriertem Nutzer-Account, UUID, URL der Besprechungssitzung, Beginn und Ende der Besprechungssitzung.
Host- und Nutzungsinformationen: IP Adresse, Benutzeragentenkennung, Hardwaretyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, IP-Adressen entlang des Netzwerkpfads, MAC-Adresse des Endpunkts (sofern zutreffend), Serviceversion, Ergriffene Maßnahmen (dies sind: Nutzer nimmt an der Besprechung nach festgelegten Zeiten teil, Teilnahme des Nutzers am Meeting mit Audio- oder Video Funktion, Mechanismus, den der Nutzer nutzt, um dem Meeting beizutreten, Bildschirmteilen durch Nutzer, Teilnahme des Hosts am Meeting, Zuweisung von Rollen durch Gastgeber an andere Teilnehmer, Aufzeichnung des Meetings durch Nutzer, Aktivierung von Meeting-Funktionen, Art des verwendeten Tons (VoIP, PSTN, etc., Qualität der IP-telefonie bei Meetings, Log-In-Aktionen, Zugang des Nutzers zu WebEx-Inhalten, Leistungsprobleme des Nutzers bei Meetings (z.B. Qualität, Verzögerungszeit), Client-Version des Nutzers, Verwendung des „WebEx-White-Board“ durch Nutzer)), Informationen zur Besprechungssitzung (Titel, Datum und Uhrzeit, Häufigkeit, durch- schnittliche und tatsächliche Dauer, Anzahl, Qualität, Netzwerkaktivität und Netzwerkkonnektivität), Anzahl der Sitzungen, Anzahl der Screen-Sharing- und Non-Screen-Sharing-Sitzungen, Zahl der Teilnehmer, Hostname, Bildschirmauflösung, Join-Methode, Informationen zu Leistung, Fehlerbehebung und Diagnose.
Benutzergenerierte Informationen: Besprechungs- und Anrufaufzeichnungen (soweit aktiviert), hochgeladene Dateien.
Informationen zum TAC-Support: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer des Mitarbeiters, der zum Öffnen der Serviceanforderung bestellt wurde, Authentifizierungsinformationen (ohne Pass-wörter), Informationen zum Zustand des Systems, Registrierungsdaten zu Softwareinstallationen und Hardwarekonfigurationen, Fehlerverfolgungsdateien.
Informationen bei Zugang ohne Registrierung:
1. Name und E-Mail-Adresse
2. Die oben unter Host- und Nutzungsinformationen aufgeführten Daten.

IV. Umfang der Datenverarbeitung
Die in „Online-Meeting“-Tools wie WebEx bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist durch zentrale Konfiguration an der HTWG deaktiviert. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i. S. d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Online Vorlesungen, Hybride Vorlesungen, Online und Hybride Veranstaltungen
Wenn wir Online-Vorlesungen, Hybride Vorlesungen, Online Veranstaltungen und Hybride Veran-staltungen aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorfeld transparent mitteilen und – so-weit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Es findet keine automatische Aufzeichnung durch WebEx statt, die Aufzeichnungsfunktion muss vielmehr aktiv eingestellt werden. Die Tatsache der Aufzeichnung wird vor Beginn der Aufzeichnung mitgeteilt, eine entsprechende Zustimmungserklärung ist Voraussetzung der Zulässigkeit.

Online Vorlesungen und Hybride Vorlesungen
Für Zwecke der Dokumentation und Nachbereitung von Online-Vorlesungen und Hybriden Vorle-sungen können Lehrende auch die gestellten Fragen von Teilnehmenden in transkribierter oder anonymisierter Form für die Zwecke der Weiterentwicklung der Veranstaltung und Nachbereitung verarbeiten. Fragen, die im Chat gestellt werden, können anonymisiert verwendet werden, aufgezeichnete Fragen werden gelöscht oder anonymisiert.

Online Meetings:
Innerhalb eines Online Meetings erfolgt - mit Ausnahme willentlicher, für alle Teilnehmenden indizierter aber auch administrativ unterbindbarer, netzwerkbasierter Aufzeichnung - keine Speiche-rung von Usergenerierten Daten („User-Generated Information“). Sollten vor dem Meeting bereits zum Zwecke der späteren, besseren Präsentation im Meeting (betrifft nur Event Center und Trai-ning Center) Inhalte auf die Plattform geladen worden sein, sind diese dort verschlüsselt und un-ter dauerhafter, voller Kontrolle des Meeting-Organisators. Dieses Vorgehen kann im Sinne der Datensparsamkeit unterbleiben und ist optional.

Online-Prüfungen und Vor-Ort-Prüfungen
Auch im Rahmen der Durchführung von Online-Prüfungen und Vor-Ort-Prüfungen findet weder eine Aufzeichnung noch eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

V. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Soweit im Rahmen der Online-Vorlesung via WebEx personenbezogene Daten von Studierenden der HTWG Konstanz verarbeitet werden, ist § 4 Landesdatenschutzgesetz BW i.V.m. § 12 Abs. 1, § 2 Landeshochschulgesetz BW (LHG) i.V.m. § 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Soweit im Rahmen der Online-Vorlesung personenbezogene Daten der Lehrenden verarbeitet werden ist Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 4 Landesdatenschutzgesetz BW i. V. m. § 12 Abs. 1, § 2 LHG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 12 Abs. 1, § 2 LHG dürfen personenbezo-gene Daten seitens der Hochschule verarbeitet werden, sofern die Verarbeitung der Daten zur Pflege und Entwicklung der Wissenschaft und der Künste durch Forschung, Lehre, Studium und Weiterbildung erforderlich sind. Soweit im Rahmen der freiwilligen Online-Teilnahme an einer Hybriden-Vorlesung via WebEx personenbezogene Daten von online-teilnehmenden Studierenden der HTWG Konstanz verarbeitet werden, ist § 4 Landesdatenschutzgesetz BW i.V.m. § 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Soweit im Rahmen von Online-Vorlesungen Video- oder Audiodaten verpflichtend verarbeitet werden ist Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 4 LDSG BW i.V.m. § 12 Abs. 1, § 2 Abs.1 LHG BW die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Soweit im Rahmen von Online- oder Hybrid-Vorlesungen Video- oder Audio-Daten freiwillig verar-beitet / übertragen werden ist § 4 Landesdatenschutzgesetz BW i.V.m. § 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Soweit im Rahmen einer freiwilligen Online-Teilnahme an einer Hybriden-Vorlesung Video- oder Audiodaten verpflichtend verarbeitet werden ist Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 4 LDSG BW i.V.m. § 12 Abs. 1, § 2 Abs.1 LHG BW die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
Soweit im Rahmen der freiwilligen Online-Teilnahme an einer Online oder Hybriden Veranstaltung via WebEx personenbezogene Daten von Online-teilnehmenden der HTWG Konstanz verarbeitet werden, ist § 4 Landesdatenschutzgesetz BW i.V.m. § 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.
Soweit im Rahmen der Durchführung von Veranstaltungen oder Besprechungen im Rahmen des Studiums WebEx Meetings als kollaborative Plattform genutzt wird, ist § 4 Landesdatenschutz-gesetz BW i. V. m. § 12 Abs. 1, § 2 LHG i.V.m. § 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Soweit im Rahmen von Online-Prüfungen personenbezogene Daten verarbeitet werden, bestehen folgende Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung:
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung der personenbezogenen Daten von Studierenden zum Zwecke des Identitätsnachweises ist Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 4 LDSG BW, §§ 2, 12 LHG, § 32 a Abs. 1, Abs. 4 LHG, § 32 LHG i.V.m. „Übergangssatzung 2021/Ba-chelor“ der Hochschule Konstanz vom 13. April 2021 i.V.m. §§ 2, 16, 17, 17 a der Studien- und Prüfungsordnung für die Bachelorstudiengänge der Hochschule Konstanz (SPOBa), „Übergangssatzung 2021/Master“ vom 11. Mai 2021 i.V.m. §§ 2, 13, 14, 14 a der Studien- und Prüfungsord-nung für die Masterstudiengänge der Hochschule Konstanz (SPOMa).
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Audio- und Video-Daten der Studierenden über die Videokonferenz zum Zwecke der Verhinderung von Täuschungshandlungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 4 LDSG BW, §§ 2, 12 LHG, § 32 a LHG, § 32 LHG i.V.m. „Übergangssatzung 2021/Bachelor“ der Hochschule Konstanz vom 13. April 2021 i.V.m. §§ 2, 16, 17, 17 a der Studien- und Prüfungsordnung für die Bachelorstudi-engänge der Hochschule Konstanz (SPOBa), „Übergangssatzung 2021/Master“ der Hochschule Konstanz vom 11. Mai 2021 i.V.m. §§ 2, 13, 14, 14 a der Studien- und Prüfungsordnung für die Masterstudiengänge der Hochschule Konstanz (SPOMa).
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Textdaten zum Zwecke der Kommunikation mit der Aufsichtsperson während der Online-Klausur ist Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 4 LDSG, §§ 2, 12 LHG, § 32 a LHG, § 32 LHG i.V.m. „Übergangssatzung 2021/Bachelor“ der Hochschule Konstanz vom 13. April 2021 i.V.m. §§ 2, 16, 17, 17 a der Studien- und Prüfungsordnung für die Bachelorstudiengänge der Hochschule Konstanz (SPOBa), „Übergangssatzung 2021/Master“ der Hochschule Konstanz vom 11. Mai 2021 i.V.m. §§ 2, 13, 14, 14 a der Studien- und Prüfungsordnung für die Masterstudiengänge der Hochschule Konstanz (SPOMa).
Vor-Ort-Prüfungen: Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 4 LDSG, §§ 2, 12 LHG, § 32 a LHG, 32 b LHG, § 32 LHG i.V.m. „Übergangssatzung 2021/Bachelor“ der Hochschule Konstanz vom 13. April 2021 i.V.m. §§ 2, 16, 17, 17 a der Studien- und Prüfungsordnung für die Bachelorstudiengänge der Hochschule Konstanz (SPOBa), „Übergangssatzung 2021/Master“.
der Hochschule Konstanz vom 11. Mai 2021 i.V.m. §§ 2, 13, 14, 14 a der Studien- und Prüfungsordnung für die Masterstudiengänge der Hochschule Konstanz (SPOMa).

VI. Empfänger / Weitergabe der Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Vorlesungen“ verarbeitet werden, werden nicht an Dritte (außer an den Anbieter von WebEx, mit dem ein Auf-tragsverarbeitungsvertrag vorliegt) weitergegeben. Webex ist ein Service der Cisco International Limited, mit Firmensitz in 911 New Square Park, Bedfont Lakes, Feltham, England TW14 8HA, United Kingdom. Wir haben mit dem Anbieter von „WebEx“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Der Anbieter von WebEx erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten (die gerade zum Zwecke der Nutzung von WebEx erhoben werden) entsprechend den Regelungen, die im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit WebEx vorgesehen sind.

Online-Prüfungen
Video- und Audiodaten, Daten zur Identitätsfeststellung sowie Textdaten werden ausschließlich im Rahmen der Durchführung der Online-Prüfungen verarbeitet und hochschulintern an folgende Stellen weitergegeben:
-Prüfer^*innen und / oder Prüfungsaufsicht
-Bei mündlichen Online-Prüfungen: Ggf. andere Prüfungsteilnehmer*innen
-Bei „Online-Klausuren mit Video-Aufsicht via „WebEx“: Ggf. Prüfungsteilnehmer^*innen, sofern die Prüfungsteilnehmer*innen die Video-/Audiodaten-Übertragung der anderen Prüfungsteilnehmer^*innen nicht unterbunden haben und die Identitätsfeststellung via Lichtbildausweis oder Studierendenausweis nicht in einem „Break-Out-Room“ stattfindet.
-Ggf. andere Prüfungsteilnehmer^*innen bei öffentlichen Chats oder prüfungsrelevanten Informationen / Fragen, die in privaten Textnachrichten an den/die Prüfer^*in enthalten sind.

Vor-Ort-Prüfungen
Textdaten werden ausschließlich im Rahmen der Durchführung der Vor-Ort-Prüfungen verarbeitet und hochschulintern an folgende Stellen weitergegeben:
-Prüfer^*innen und / oder Prüfungsaufsicht
-Ggf. andere Prüfungsteilnehmer^*innen bei öffentlichen Chats oder prüfungsrelevanten Informationen / Fragen, die in privaten Textnachrichten an den/die Prüfer^*in enthalten sind.

VII. Speicherung / Löschung
Wir löschen personenbezogene Daten dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht:
Ein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht, wenn die Daten noch benötigt werden, um Ihnen die Dienste weiter an der HTWG anzubieten. Die HTWG speichert Teile der Registrierungsdaten (Vorname, Nachname, Emailadresse) so-lange Sie Angehörige/r der Hochschule sind oder bis Sie den Nutzer-Account geschlossen haben. Sofern Sie die Hochschule verlassen oder Ihren Nutzer-Account schließen wird die HTWG unverzüglich die Löschung Ihrer vorgenannten Daten vornehmen und auch die Löschung der Registrierungsdaten bei Cisco anweisen.

Online-Prüfungen:
Eine Speicherung der im Zusammenhang mit dem Nachweis der Identität der Prüfungsteilnehmer^*innen verarbeiteten Daten sowie der Textdaten findet nicht statt. Ggf. werden prüfungsrelevante Vorfälle / Mitteilungen, die in den Textdaten enthalten sind, entsprechend den an der HTWG geltenden Prüfungsordnungen, Satzungen und hochschulrechtli-chen Normen protokolliert. Da keine Aufzeichnung der Video-, Text- und Audiodaten stattfindet, findet auch keine Speicherung dieser Daten statt.

Vor-Ort-Prüfungen:
Eine Speicherung der Textdaten findet nicht statt. Ggf. werden prüfungsrelevante Vorfälle / Mitteilungen, die in den Textdaten enthalten sind, entsprechend den an der HTWG geltenden Prüfungsordnungen, Satzungen und hochschulrechtlichen Normen protokolliert. Da keine Aufzeichnung der „WebEx-Sitzung“ stattfindet, findet auch keine Speicherung der Sitzungsdaten an der HTWG statt.

WebEx:
Soweit wir Daten im Rahmen der Auftragsverarbeitung mit Cisco übertragen, ist im Rahmen des Vertrags über die Auftragsverarbeitung die entsprechende Löschung vereinbart:
Registrierungsdaten werden auf Weisung der HTWG (bei Ihrem Ausscheiden aus der HTWG oder auf Ihren uns jederzeit mitgeteilten Wunsch) unverzüglich gelöscht. Nach Vertragsende der HTWG mit Cisco werden alle Registrierungsdaten mit Ausnahme von Name und UUID gelöscht. Name und UUID sowie die Abrechnungsinformationen werden entsprechend den Finanz- und Prüfungsrichtlinien sowie den Steueranforderungen sieben Jahre nach Vertragsende der HTWG mit Cisco bei Cisco aufbewahrt und dann gelöscht. Cisco kann nur mithilfe der o.g. Daten Abrechnungen vornehmen und ist deshalb gemäß den steuerlichen Aufbewahrungspflichten verpflichtet, die o.g. Daten für sieben Jahre aufzubewahren. Host- und Nutzungsinformationen werden pseudonymisiert gespeichert und drei Jahre nach Vertragsende gelöscht. Die Speicherung ist erforderlich, um der HTWG Zugriff auf Benutzerdaten für den technischen Support zu ermöglichen und einen reibungslosen Dienst zu garantieren. Benutzergenerierte Informationen (bspw. Aufzeichnungen von Vorlesungen oder Meetings, hochgeladene Dateien) werden durch Löschung durch den Nutzer sofort gelöscht; sollten nach Vertragsende mit WebEx benutzergenerierte Daten nicht gelöscht sein, werden diese innerhalb von 60 Tagen gelöscht.

VIII. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Benutzerdaten, also alle Registrierungsinformationen, Informationen bei Zugang ohne Registrierung, Host- und Nutzungsinformationen, benutzergenerierte Informationen, Informationen zum TAC-Support, werden in regionalen Rechenzentren gespeichert, die dem Standort des Unternehmens entsprechen, z.B. erfolgt bei einem Lizenznehmer aus Deutschland eine Nutzung der Rechenzentren in Europa (Amsterdam und London). Soweit es die Datenübertragung an den Auftragsverarbeiter WebEx mit Sitz in England und teilweiser Datenverarbeitung der Benutzerdaten in England betrifft, ist ein angemessenes Daten-schutzniveau durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln im Rahmen des Angemessenheitsbeschlusses garantiert. Abrechnungsinformationen werden in Texas, USA und North Carolina, USA gespeichert. Die Übertragung der Daten in die USA betrifft nur die Abrechnungsinformationen sowie pseudonymisierte Telemetrie-Daten der Nutzer. Soweit es die Datenübertragung in die USA betrifft, ist ein an-gemessenes Datenschutzniveau durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln so-wie ergänzender Vereinbarungen gewährleistet. Wir haben mit dem Anbieter von „WebEx“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

IX. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Ein Recht auf Datenübertrag-barkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Beruht die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung kann diese jederzeit widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bleibt bis zum Widerruf unberührt.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/).

Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
Stand: 08. März 2023