Datenschutzhinweise zum CRM
Mit diesem Datenschutzhinweis möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Zentrale Studienberatung der HTWG Konstanz im Zusammenhang mit unserer Nutzung von SummitCRM (webbasierte Software) informieren.
I. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:
Hochschule Konstanz, vertreten durch die Präsidentin Prof. Dr. Sabine Rein,
Alfred-Wachtel-Str. 8, 78462 Konstanz, Deutschland
Tel.: 07531 206 0
E-Mail: kontakt@htwg-konstanz.de
Website: www.htwg-konstanz.de
II. Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
Prof. Dr. Marc Strittmatter, Hochschule Konstanz
Alfred-Wachtel-Str. 8, 78462 Konstanz, Deutschland
Tel.: 07531 206 755
E-Mail: dsb@htwg-konstanz.de
Website: www.htwg-konstanz.de
III. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung und Durchführung unseres Angebots notwendig ist. Wir nutzen und speichern Name der Schule, E-Mail-Adresse der Schule und der Ansprechpersonen sowie Vor- und Nachname der entsprechenden Ansprechpersonen sofern diese Daten öffentlich sind oder uns freiwillig übermittelt wurden; bei gemeinsamen Veranstaltungen speichern wir bei Bedarf auch die Telefonnummer der Ansprechperson (sofern sie uns freiwillig übermittelt wird), z.B. für BOGY und Fachlehre-Veranstaltungen an der HTWG und zur weiteren Kontaktaufnahme zur Informationsvermittlung bezüglich der Angebote aus unseren Kooperationsthemen.
Dabei werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:
- Vor- und Nachname
- Dienstliche E-Mail-Adresse
- dienstliche Telefonnummer (bei Bedarf)
- weitere Telefonnummer (sofern freiwillig mitgeteilt)
- Berufliche Funktion der Ansprechperson
IV. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 4
Landesdatenschutzgesetz (LDSG) i.V.m. § 2 Abs. 2 LHG-BW.
V. Zweck der Datenverarbeitung
Die Daten werden erfasst, um gemeinsame Veranstaltungen zwischen Schulen und Hochschule
zu organisieren, über Studienorientierungsveranstaltungen zu informieren und zur
Verwaltung der Anmeldungen.
VI. Empfänger / Weitergabe der Daten
1. Intern:
Zugang zu den oben genannten personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen der Studienorientierung im CRM Summit verarbeiten, haben die Mitarbeiter*innen der Zentralen Studienberatung zu den in diesem Datenschutzhinweis genannten Zwecken.
2. Extern:
Wir arbeiten mit einem ausgewählten Dienstleister (Salestracks UG/SummitCRM), mit dem wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu dem CRM-System geschlossen haben. Die personenbezogenen Daten werden dort nach den Vorgaben und unter Einhaltung des Europäischen Datenschutzrechts verarbeitet, soweit die Weitergabe zur Verarbeitung der Daten erforderlich ist.
VII. Speicherung / Löschung
Wir halten uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie dies zur Erreichung der in diesem Datenschutzhinweis genannten Zwecke erforderlich ist, längstens jedoch bis Beendigung der Zusammenarbeit. Danach werden die entsprechenden Daten routinemäßig (spätestens
6 Monate nach Beendigung der Zusammenarbeit) gelöscht. Ihre Kontaktdaten sowie weitere notwendige personenbezogene Daten werden sowohl lokal auf den Hochschulservern der HTWG Konstanz gespeichert als auch für diese Verarbeitung auf einem Server im Anwendungsbereich der DSGVO durch unseren Auftragsverarbeiter. Ein Zugriff des Auftragsverarbeiters auf diese Daten kann nicht erfolgen.
VIII. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine Datenübertragung und -verarbeitung außerhalb der EU findet durch die HTWG Konstanz nicht statt.
IX. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben das Recht, von der Hochschule Konstanz Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO zu erhalten und/oder unrichtig gespeicherte personenbezogene Daten gemäß Art. 16 DSGVO berichtigen zu lassen. Sie haben darüber hinaus das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Beruht die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf einer Einwilligung, kann diese jederzeit widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bleibt bis zum Widerruf
unberührt. Bitte wenden Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte an das Rechenzentrum der Hochschule
Konstanz, E-Mail: rechenzentrum@htwg-konstanz.de. Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die datenschutzrechtlichen Vorschriften verstößt (Art. 77 DSGVO). Die zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/).
Für inhaltliche Rückfragen wenden Sie sich bitte an die fachlichen Ansprechpartnerin Kathrin Pallasch (Zentrale Studienberatung): zsb@htwg-konstanz.de
Stand: 23.01.2023